Números UEI — El reemplazo del DUNS que todo contratista necesita

Por Sean & Doug Reitmeyer — GCExperts. Escrito a partir de conversaciones reales con contratistas, llamadas y talleres.

Durante décadas, si querías trabajo federal, necesitabas un número DUNS de una empresa llamada Dun & Bradstreet. Después, el gobierno por fin hizo lo que todos querían: hizo que el identificador fuera gratuito y de autoservicio. El número DUNS desapareció. El UEI está aquí. Y si eres nuevo en la contratación federal, esta es una de las primeras cosas con las que te vas a topar.

UEI significa Identificador Único de Entidad (Unique Entity Identifier). Es un código de doce caracteres que identifica tu negocio ante el gobierno federal — un código, una entidad, para siempre. A diferencia del antiguo sistema DUNS, en el que te registrabas con una empresa privada y pagabas tarifas por extras, el UEI lo emite SAM.gov mismo, gratis, cuando registras tu entidad. Sin intermediarios. Sin cuota anual. Solo tu negocio, su nombre legal y su identificación fiscal.

¿Dónde encuentras el tuyo? Si te registraste en SAM.gov en algún momento de los últimos años, ya tienes uno. Inicia sesión en tu cuenta de SAM y está justo ahí, en el registro de tu entidad. Si te estás registrando por primera vez, el sistema lo genera durante el registro. Y si eres subcontratista y nunca te has registrado porque el contratista principal se encarga de todo, aquí está la parte que importa: los contratistas principales necesitan cada vez más tu UEI para darte de alta, y el gobierno lo necesita en cada adjudicación, cada factura y cada informe que toque tu empresa.

Algunas cosas que conviene tener claras. Tu UEI pertenece a tu entidad legal, así que si cambia la estructura legal o el nombre de tu empresa, verifica si el identificador debe seguir el cambio — el sistema maneja la mayor parte de eso cuando actualizas tu registro, pero quieres tenerlo bien antes del momento de la adjudicación, no descubrirlo durante la adjudicación. Tu UEI es distinto de tus códigos NAICS, que describen lo que haces, y distinto de tu código CAGE, que es un identificador aparte que se usa principalmente para la logística y los sistemas de pago del gobierno. Y sí, los sistemas del gobierno están llenos de formularios viejos que todavía dicen DUNS — si un formulario pide tu DUNS, dales tu UEI; ese es el reemplazo, y la gente del otro lado lo sabe.

La versión corta: el UEI es la huella digital federal de tu empresa. Es gratis, es permanente y debería estar en la primera página de tus registros — porque va a estar en la primera página de cada contrato que firmes.